Krajowy System e-Faktur (w skrócie: KSeF) to nowa platforma do wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych, zarządzana przez Ministerstwo Finansów. Jej celem jest uproszczenie obiegu cyfrowych dokumentów w firmach, w tym ułatwienie rozliczania faktur korygujących i przyspieszenie zwrotu podatku VAT. System wspiera ponadto archiwizację faktur KseF, które są w nim przechowywane przez 10 lat od momentu wystawienia.Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur ( KSeF ) będzie obowiązkowy dla polskich przedsiębiorców. W zależności od wielkości firmy będzie on obowiązkowy od :
zwlekanie z wypełnieniem tego obowiązku będzie skutkowało karami pieniężnymi nakładanymi przez urzędy skarbowe.
Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur przebiega w sposób elektroniczny, w oparciu o proces uwierzytelnienia, czyli potwierdzenia tożsamości. Sposób rejestracji konta, czyli pierwsze logowanie do KSeF zależą od tego, czy podatnikiem jest osoba fizyczna, czy osoba prawna (np. spółka). W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany, są wystarczające, aby sprawnie rozpocząć pracę z systemem KSeF. W przypadku spółek i innych podmiotów posiadających osobowość prawną można to zrobić za pomocą pieczęci pieczęci elektronicznej. Jeśli jej przedstawiciel nie dysponuje e-pieczęcią, konieczne jest złożenie do urzędu skarbowego pisemnego zawiadomienia ZAW-FA, w którym zostaną wskazane dane osoby delegowanej do obsługi KSeF.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala spółkom i innym podmiotom posiadającym osobowość prawną na zalogowanie do KSeF bez potrzeby wizyty w urzędzie skarbowym. Umożliwiają też zarządzanie uprawnieniami, automatyzację procesów i bezpieczne uwierzytelnianie, co ułatwia obsługę systemu dla wszystkich firm, w tym podmiotów zagranicznych, bez konieczności wskazywania osoby fizycznej, uprawnionej do obsługi KSeF i zarządzania systemem.
Dlaczego warto wybrać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do KSeF zamiast ZAW-FA? Używając kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF, zamiast klasycznego powiadomienia ZAW-FA, podatnik może liczyć na korzyści, które w dłuższej perspektywie oszczędzają czas i rozwiązują problemy związane z zarządzaniem Aplikacją Podatnika. Do najważniejszych z nich należą:1) możliwość zdalnej rejestracji w KSeF, bez konieczności wizyty w urzędzie skarbowym w celu uzyskania dostępu do systemu,brak konieczności składania papierowego zawiadomienia ZAW-FA, które służy wskazywaniu lub odwoływaniu osoby fizycznej do obsługi KSeF,2) możliwość nadawania i zarządzania uprawnieniami KSeF w czasie rzeczywistym, np. w przypadku potrzeby szybkiego zakończenia współpracy z biurem rachunkowym lub pracownikami, którzy delegowani byli do obsługi KSeF,3) korzystanie z jednego konta administratora, za pomocą którego można ustalić, kto i w jakim zakresie ma dostęp do Aplikacji Podatnika,4) możliwość zdalnego uwierzytelnienia w środowisku przedprodukcyjnym (demo) w celu przeprowadzenia integracji z ERP lub rozwiązaniami dostosowanymi do indywidualnych potrzeb organizacji.5) Pieczęć elektroniczna pozwala na uzyskanie Certfikatu KSeF typ 1 i 2 - niezbędnego do pracy w trybie offline24 i offline, bez konieczności ujawniania danych osobowych osoby fizycznej wskazanej we wniosku ZAW-FA lub zmiany certyfikatów np. w przypadku gdy dana osoba przestanie reprezentować spółkę
Ta strona korzysta z plików cookies. Korzystając z tej strony akceptujesz używanie plików cookies, zgodnie z Twoimi ustawieniami przeglądarki internetowej.
