INFORMACJE FISKLANE

Kasa fiskalna - kiedy muszę ją mieć ?
Kasa fiskalna / drukarka fiskalna to urządzenie, w które pozwala na ewidencjonowanie sprzedaży zgodnie z wymogami MF. Kasa fiskalna jest obowiązkowa dla przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż towarów i/lub usług na rzecz osób fizycznych ( nieprowadzących działalności gospodarczej ) i rolników ryczałtowych, korzystających ze zwolnienia z VAT.

Czy wszyscy muszą mieć kasę fiskalną ?
W zależności od rodzaju wykonywanych usług lub sprzedawanych towarów możesz mieć prawo do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej lub może być nałożony obowiązek posiadania jej już od pierwszej transakcji po założeniu firmy.

Zwolnienie podmiotowe - dotyczy podatników, którzy nie są zobligowani do posiadania kasy fiskalnej od pierwszej transakcji, i pozwala na rezygnację z kasy fiskalnej, do osiągnięcia 20 000 tyś obrotu ze sprzedaży towarów i/lub usług na rzecz osób fizycznych ( nieprowadzących działalności gospodarczej ) i rolników ryczałtowych, korzystających ze zwolnienia z VAT. Kwota obrotu liczona jest dla każdego kolejnego roku prowadzenia działalności "od zera". W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku, zwolnienie liczone jest proporcjonalnie do kwoty 20 tyś. ( należy pomnożyć kwotę 20 000 zł przez liczbę dni, do końca roku od rozpoczęcia działalności, a następnie podzielić przez liczbę dni w danym roku ). Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony.
Zwolnienie przedmiotowe - dotyczy przedmiotu działalności i zostało opisane w rozporządzenia, gdzie możemy przeczytać, że zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia . Rozporządzenie MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z 17.12.2024.
Obowiązek posiadania kasy od pierwszej transakcji - powyższe zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Ci przedsiębiorcy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu. Dotyczy to np. usług kosmetycznych, fryzjerskich, gastronomicznych, naprawy pojazdów silnikowych, sprzedaży komputerów, wyrobów elektronicznych perfum, części. Pełna lista w paragrafie 4 rozporządzenia. Rozporządzenie MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z 17.12.2024.

Należy pamiętać, że przepisy dotyczące obowiązku stosowania kas fiskalnych i zwolnień z ich stosowania zmieniają się. Obecne rozporządzenie obowiązuje do 31.12.2027

Jakie są rodzaje kas fiskalnych ?
W obecnym stanie prawnym dostępne są dwa rodzaje urządzeń fiskalnych :

On-Line - kasy wymagające połączenia z Internetem, wysyłające informacje z kasy do CRK ( Centralnego Repozytorium Kas ). Połączenie może być zrealizowane poprzez połączenia kablowe / LAN, Wi-Fi. GPRS/LTE. Kasa będzie działała bez połączenia z Internetem, jednak na podatniku ciąży obowiązek prawny zapewniania połączenia kasy z Internetem i przesyłania danych.
Wirtualne - są to kasy mające postać oprogramowania. Jej stosowanie zostało ograniczone do wybranych branż : np. HoReCA, przewozu osób, sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych. Kasy wirtualne są również kasa OnLine, instalowane są np. na terminalach płatniczych i są to urządzenia abonamentowe. Kasa wirtualna w przypadku awarii najczęściej musi być odesłana do producenta, nie przysługuje na jej zakup ulga 700,00 PLN, nie muszą być poddawane przeglądom.

Czym się różni się kasa fiskalna od drukarki fiskalnej ?

Kasy fiskalne - są urządzeniami samodzielnymi, wyposażonymi w własną klawiaturę, wyświetlacze, port rozszerzeń do podłączenia wagi, skanera, komputera, szuflady itp. Kasa przechowuje własna bazę towarową, przed sprzedażą nowego towaru wymaga zaprogramowania go na kasie. Sprzedaż odbywa się z poziomu klawiatury kasy. Programowanie i odczyt sprzedaży może dobywać się z poziomu komputera z aplikację magazynową, jest to jednak opcjonalne.
Drukarki fiskalne - nie są urządzeniami samodzielnym, muszą pracować jako element systemu sprzedażowego. Sprzedaż musi być prowadzona z komputera z aplikacją sprzedażową. Wykorzystywana w miejscach o dużym natężeniu ruchu, z dużym asortymentem, z zaimplementowaną gospodarką magazynową.

Muszę mieć kasę - i co dalej ?

Wybór urządzenia - wybierz urządzenie, które będzie odpowiednie dla twojej działalności : kasę fiskalną lub drukarkę fiskalną. Pamiętaj, że urządzenie kupujesz na co najmniej klika lat ( 1830 raportów dobowych ). W przypadku drukarki fiskalnej sprawdź czy twoja aplikacja współpracuje z drukarkami fiskalnymi lub wybierz odpowiednią aplikację. W przypadku kasy fiskalnej przygotuj listę towarów do zaprogramowania na kasie, jeżeli jesteś płatnikiem podatku VAT, przyporządkuj stawki VAT do towarów / usług.
Zakup urządzenia - nie czekaj z zakupem na ostatni moment. Daj czas serwisowi na przygotowanie / zaprogramowanie urządzenia. Pamiętaj, że wcześniejszy zakup pozwoli Ci na przeszkolenie się i potrenowanie przed fiskalizację. Po fiskalizacji wszystko co zostanie zarejestrowane na kasie, na niej zostaje.
Fiskalizacja - przełączenie kasy w tryb fiskalny - przypisane kasy do konkretnego podatnika / numeru NIP. Adres i nazwę w nagłówku można zmienić, numeru NIP po fiskalizacji już nie. Urząd Skarbowy zostaje powiadomiony o tym, iż podatnik ma kasę fiskalną i gdzie się ona znajduje. Nie ma potrzeby zgłaszania tego faktu do US w formie papierowej.

Mam już kasę i co dalej ?

Numer ewidencyjny - nanieś na obudowę kasy numer ewidencyjny otrzymany podczas fiskalizacji. Znajdziesz go na pierwszej stronie książki serwisowej kasy, lub otrzymasz od serwisanta.
Książka serwisowa - razem z kasą dostaniesz książkę serwisową kasy, wypełnioną przez serwisanta. Książka musi się znajdować w miejscu instalacji kasy. Każda interwencja serwisu lub przegląd okresowy musza być wpisywane do tej książki. W przypadku zagubienia książki należy zgłosić to Naczelnikowi właściwego US i wystąpić do serwisu o wydanie duplikatu.
Przeglądy okresowe - kasa musi być poddawana okresowym przeglądom, nie rzadziej niż co 2 lata. Brak przeglądu skutkuje nałożeniem mandatu przez US i wezwaniem do wykonania przeglądu, a w przypadku pierwszego przeglądu po 24 miesiącach od fiskalizacji ( lub jego wykonanie po terminie ) z automatu oznacza konieczność zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej w wysokości 700,00 PLN ( jeżeli z niej skorzystasz ). Pamiętaj - kasy On-Line przesyłają do US informacje o wykonanych lub nie przeglądach ! Przeglądy nie dotyczą kas wirtualnych.
Ulga na zakup kasy fiskalnej - jeżeli jest to twoja pierwsza kasa fiskalna i została zainstalowana zgodnie z obowiązującymi terminami, np. po uracie ulgi podmiotowej, możesz wystąpić do Urzędu Skarbowego o ulgę w wysokości 700,00 PLN z tytułu nabycia kasy fiskalnej. Wniosek można złożyć najwcześniej pierwszego dnia następnego miesiąca, po miesiącu w którym była pierwsza sprzedaż. Do wniosku należy dołączyć raport miesięczny skrócony za ten pierwszy miesiąc i kopię opłaconej faktury zakupu. Termin końcowy na złożenie wniosku nie jest określony. Pamiętaj, jeżeli będziesz użytkował kasę krócej niż 3 lata, nie wykonasz pierwszego przeglądu okresowego po 24 miesiącach od fiskalizacji lub nie będziesz przesyłał danych z kasy do CRK - ulga podlega zwrotowi wraz z ewentualnymi odsetkami ! Powyższa procedura dotyczy "nie-VAT-owców", płatnicy VAT rozliczają ulgę w deklaracji JPK_VAT.

Pamiętaj !

Każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a także rolnikowi ryczałtowemu (w tym również otrzymanie zaliczki),być musi ewidencjonowana przy użyciu kasy fiskalnej.
Sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny, nawet bez jego żądania.
Paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (zapłata gotówką, kartą, odroczona płatność, przelew, itp.).
Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę w gotówce, wystawia i wydaje paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania.
Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek, wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym (lub rachunku w SKOK), nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność została uznana na rachunku, a jeśli przed końcem tego miesiąca podatnik dokonał sprzedaży, paragon fiskalny za otrzymaną zaliczkę wystawia najpóźniej z chwilą dokonania tej sprzedaży.
Paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy i jego NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej.
Jeżeli jesteś pracodawcą , masz obowiązek przeszkolenia każdej osoby pracującej na kasie fiskalnej z powyższych zasad ewidencjonowania sprzedaży i poświadczenia tego w formie pisemnej, w dwóch egzemplarzach, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia MF w sprawie kas rejestrujących ( aktualne z 25 czerwca 2025r )

Co w przypadku zakończenia działalności ?

W przypadku zakończenia działalności Podatnik zobowiązany jest do dokonania tzw. odczytu pamięci fiskalne, pomoże Ci w tym serwis twojej kasy.
Po odczycie serwis przygotuje niezbędne dokumenty : protokół z odczytu i wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji
Masz pięć dni na złożenie tych dokumentów do właściwego urzędu skarbowego
Jeżeli nie dopełnisz powyższych formalności, Urząd Skarbowy nawet po latach powróci do tematy twojej kasy fiskalnej i wezwie cię do dopełnienia formalności.

I na koniec

Jeżeli w danym dniu była jakaś sprzedaż, pamiętaj o wykonaniu raportu dobowego po zakończeniu sprzedaży, najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym
Wykonaj raport miesięczny, najwcześniej pierwszego dnia następnego miesiąca
Jeżeli musisz skorygować sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej, np. na skutek reklamacji, błędu kasjera, możesz to zrobić tylko w formie papierowej - w formie np. protokołu, a księgowa wystornować ją ręcznie z twojego raportu sprzedaży za dany miesiąc.
Kontroluj na bieżąco poprawność połączenia urządzenia z Internetem i przesyłania danych do CRT. Każde urządzenie posiada sygnalizację problemów w tym zakresie działania.
Pamiętaj o obowiązkowych przeglądach okresowych. Serwisant wykonuje, na podstawie dokonanego przez podatnika zgłoszenia, obowiązkowy przegląd techniczny kasy w terminie do 3 dni od dnia dokonania zgłoszenia.
W przypadku awarii kasy skontaktuj się z serwisem twojej kasy, serwis zobowiązany jest podjąć interwencję nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia żądania dokonania serwisu przez podatnika, chyba że dokonano innych ustaleń z podatnikiem.

PODSTAWOWE INFORMACJE O URZĄDZENIACH FISKALNYCH

Pliki cookies i prywatność